Rechnungen: jeder kennt sie, jeder bekommt welche … und, sind wir mal ehrlich, meistens sind sie einfach nur eines, nämlich lästig!
Aber Achtung, nicht so voreilig ungeöffnet in die Ecke werfen, denn für Unternehmer bedeutet es „Alles oder Nichts“, wenn es um die Angaben in einer Rechnung geht.
Rechnungen: Die korrekten Angaben entscheiden über die Abziehbarkeit als Betriebsausgaben und den Vorsteuerabzug.
Fehlende Angaben bei den Rechnungsinhalten kosten Sie nur unnötig Geld. So einfach ist das.
Heute fassen wir die Eckpfeiler einer Rechnung und ihre „Muss-Inhalte“ einfach mal zusammen:
> Name des leistenden Unternehmers
und
> Anschrift des leistenden Unternehmers.
Außerdem
> Name des Leistungsempfängers
und
> Anschrift des Leistungsempfängers.
! Bei den genannten Anschriften darf es sich nicht um die Privatadresse handeln – es muss die Firmenadresse bzw. der Betriebssitz genannt sein !
> Steuernummer
oder besser
> Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)
> Ausstellungsdatum der Rechnung
> Fortlaufende Rechnungsnummer
> Menge und handelsübliche Bezeichnung des gelieferten Gegenstandes
oder
> Art und Umfang der Dienstleistung
Zusätzlich
> Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung = Dienstleistung (auch wenn es sich um Anzahlungen handeln sollte).
Das Liefer- oder Leistungsdatum muss auch dann in der Rechnung enthalten sein, wenn Rechnungsdatum
und Liefer- / Leistungsdatum identisch sind!
> Entgelt mit Hinweis auf Skonti, Boni und Rabatte
> den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag
bzw.
> den Hinweis auf die Steuerbefreiung unter Angabe des Befreiungsgrundes
bzw.
> den Hinweis auf die Steuerschuld des Leistungsempfängers in den Fällen des § 13 b UStG (Umkehr der Steuerschuldnerschaft)
Für so genannte Kleinbetragsrechnungen mit einem Betrag bis zu 150 Euro brutto gelten Erleichterungen bei den genannten Angaben.
Achtung! Wer die umsatzsteuerliche Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmt, weist natürlich keine Umsatzsteuer aus. Bitte aber dann folgenden Passus in die Rechnung aufnehmen:
„Kein Steuerausweis aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG)“
Zur Kleinunternehmerregelung kommen Sie hier –> https://steuerberatung-fritsch.de/kleinunternehmer-regelung/
Alle Rechnungen sind grundsätzlich zehn Jahre lang aufzubewahren. Dies gilt für Unternehmer sowohl bei Eingangs- als auch bei Ausgangsrechnungen. Bei Thermopapieren ist zu beachten, dass die Schrift in dieser langen Zeit verblasst und unleserlich wird. Bitte daher solche Rechnungen auf „normales“ Papier kopieren und Original + Kopie gemeinsam aufbewahren.
Eine letzte Besonderheit: Elektronische Rechnungen
Elektronische Rechnungen sind grundsätzlich elektronisch aufzubewahren! Eine Aufbewahrung lediglich als Papierausdruck ist nicht zulässig. Heißt im Klartext: Die Rechnungen müssen zehn Jahre lang auf Datenträgern gespeichert bleiben. Die Datenträger dürfen keine Änderungen zulassen. Es gibt z. B. nur einmal beschreibbare CDs und DVDs, die zu diesem Zweck nutzbar sind.
Möchten Sie das alles im Detail noch einmal vertiefen? Dann hier der Link zur Industrie- und Handelskammer:
oder – falls Sie es lieber als Video betrachten möchten –
Nun: achten Sie verschärft auf diese Inhalte, sobald die Rechnung in’s Haus flattert! Dann sind Sie auf der sicheren Seite!
Bei Fragen zögern Sie nicht und sprechen mich an!
Ihre Steuerberaterin Andrea Fritsch
veröffentlicht 15. September 2016